Descripción del proyecto

Los sistemas que nuestra empresa ofrece están en constante desarrollo de acuerdo a las especificaciones y/o sugerencias recibidas desde los mismos clientes. Es importante destacar esto en primer lugar para enfatizar que en cada uno de los sistema implementados es el mismo cliente el gerente de proyecto, definiendo las prioridades y los alcances inmediatos y de largo plazo.

Actualmente COIN es una solución de Contabilidad de Costo y de Gestión integrada y accesible, creada desde su inicio para satisfacer las necesidades inmediatas pero pensando en el largo plazo de las pequeñas y medianas empresas. Priorizando su facilidad de uso proporciona a los usuarios información totalmente actualizada para la toma de decisiones de negocio en tiempo real.

Nuestros clientes y usuarios no necesitan formación técnica para sugerir cambios y/o modificaciones, sólo basta experiencia y sentido común, despejando el fantasma de nuestros tiempos de creer que definir procesos y porque está asociado un programa es un tema computacional.

Confíe en nosotros dicha tarea de programación, evitando contratar personal computacional para desarrollar procesos.

Debido a la intensa competencia y el amplio espectro en la demandas de nuestros clientes, nos apoyamos en INTERNET para una comunicación ágil y oportuna, donde el cliente podrá acceder siempre a la última versión y mandar sus observaciones y sugerencias utilizando la red.

Mas que una suite de Gestión, es ERP

"Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los sistemas de planificación de recursos (ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

COIN se caracteriza por estar compuestos de diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios y control de bodegas, pedidos, nóminas, recursos humanos, etc. COIN integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa.

El objetivo fundamental de COIN es otorgar apoyo a los usuarios del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

• Integral porque permite controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con COIN,  el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

• Modulares. COIN entiende que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

• Adaptables. COIN está creada para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que necesiten cada uno. Existen herramientas más avanzados que incorporan lenguaje de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos informes. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

• Base de datos centralizada.

• En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.

• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.

• Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un único programa (con multiplicidad de librerías, eso si) con acceso a una base de datos centralizada.

La solución COIN en ocasiones es compleja y difícil de implantar debido a que necesita un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio en la aplicación.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de la implantación de COIN es conveniente efectuar lo siguiente:

• Definición de resultados a obtener
• Definición del modelo de gestión
• Definición de la estrategia de implantación
• Evaluación de oportunidades para software complementario al producto COIN
• Análisis del cambio organizativo
• Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
• Implantación del sistema.
• Controles de calidad.
• Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

 Implementación

Debido a nuestra amplia y combativa experiencia en aplicaciones, COIN toma como referencia algunos de los software más largo y complejo elaborado. Al implementar tal sistema de software largo y complejo en una compañía se solía involucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios. Hoy en cambio se pretende implementar un sistema mas avanzado tecnológicamente sin ayuda profesional, contratando a veces un programador o adquiriendo una suite en el comercio tradicional. Con COIN se parte con un ERP funcionando y cualquier expansión al sistema apunta al mismo objetivo. La inversión en analistas y programación ya fue realizada.

Las empresas buscan en COIN ayuda en dos niveles, consultas de negocios y consultas técnica.

Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios internos, y es probable que ese caso en particular ya fue visto en otra empresa, por lo tanto solo se aplica. Que una empresa quiera facturar primero y después despachar, generando un lío en su cuenta corriente, o quiera cambiar el sistema de la comisión a sus vendedores, o quiera establecer niveles de seguridad, mas de alguna empresa ya lo pidió.

La consulta técnica muchas veces implica alta y compleja programación. Una empresa requiere que al confeccionar su listado de corte de planchas en la orden de producción, el sistema calcule metros cuadrados de pintura y chapa lineal a ocupar, del mismo color, además los cortes sobrantes según la dirección de la veta, imprimiendo en la orden en el borde izquierdo el código de barra correspondiente para ser pegado posteriormente en el listón sobrante y almacenado en la bodega de residuos utilizables. Si el proyecto lo amerita, se desarrolla.